Bedah Buku Panduan: Proker Baru Badan Legislatif Mahasiswa Sebagai Sarana Pengkajian Buku Panduan Ormawa Dan UKM

Pada Sabtu Wage, 30 Oktober 2021 dilaksanakan acara Bedah Buku Panduan (Bedah Bukpan) yang merupakan suatu inovasi program kerja dari Badan Legislatif Mahasiswa (BLM). Tujuan diselenggarakannya acara Bedah Bukpan yaitu untuk mendiskusikan permasalahan mengenai buku panduan organisasi mahasiswa dan unit kegiatan mahasiswa Poltekkes Kemenkes Yogyakarta. 

Acara Bedah Bukpan dihadiri oleh Ibu Heni Puji Wahyuningsih, S.Si.T., M.Keb. selaku wakil direktur I, Bapak Dr. Iswanto S. Pd, M. Kes. selaku wakil direktur III, Ibu Eko Suryani, S.Pd, S.Kep, MA selaku Penanggung Jawab Mahasiswa dan Alumni, Bapak Yanuar Amin, SST., SH., MH. Kes selaku Koordinator Humas, Promosi, CDC, dan Kerja sama, serta Pengelola Jurusan di lingkungan Poltekkes Kemenkes Yogyakarta.

Acara dimulai pukul 08.00 WIB yang dibuka oleh Febby Octaviani Putri dan Sdr. Rifqi Fadhilaudin selaku MC. Pembukaan acara di isi dengan kegiatan pembacaan doa, dilanjukan dengan menyanyikan lagu kebangsaan Indonesia Raya, Mars Polkesyo, Hymne Polkesyo, Mars WBK dan pembacaan Visi Misi Poltekkes Kemenkes Yogyakarta. Acara dilanjutkan dengan laporan ketua panitia oleh Sdri. Afina Hani Rahma, kemudian dilanjutkan sambutan oleh Bapak Dr. Iswanto, S. Pd., M. Kes. yang mewakili Bapak Direktur. Dalam sambutannya, beliau menyampaikan bahwa “… Acara ini penting untuk diadakan, karena sarana mahasiswa untuk kritis terhadap perkembangan, … jika ada perubahan atau kesalahan saat ini bisa dikaji bersama, bisa diperbaiki, sehingga kedepannya yang baik akan semakin baik. …”. 

Acara selanjutnya yaitu pembacaan curriculum vitae moderator I oleh MC. Moderator I yaitu Sdri. Rahma Sabila yang akan memandu jalannya acara inti 1 (satu), yaitu berupa pemaparan materi mengenai “Tata Adminsitrasi Persuratan yang Baik dan Benar” oleh narasumber eksternal yaitu Ibu Melani Kadar, S.E., M.M. yang merupakan founder PT. Searah Media Utama. Sebelum memasuki pemaparan materi 1, moderator memberikan gambaran umum mengenai acara Bedah Bukpan tersebut. Kemudian pada pukul 08.31 WIB, narasumber memberikan materi dalam waktu 45 menit dengan poin-poin penting yang disampaikan di yaitu penjelasan mengenai persuratan mulai dari definisi, macam-macam, fungsi, bahasa, sampai pada bagian-bagian surat. Setelah pemaparan materi, dilanjutkan dengan sesi tanya jawab. Kesimpulan yang diperoleh dari sesi pemaparan materi dan tanya jawab 1 yaitu surat yang baik memiliki sifat objektif dan sistematika yang baik serta kualitas fisik dibungkus dengan rapi dan menarik.

Pukul 09.32 WIB acara beralih pada acara inti 2 yaitu sesi diskusi mengenai bedah buku panduan yang dipandu oleh Sdri. Endah Wulanjani selaku moderator II. Adapun narasumber yang diundang dalam sesi diskusi tersebut yaitu Ibu Eko Suryani, S.Pd., S. Kep., MA. Selaku Penanggung Jawab Mahasiswa dan Alumni dan Ibu Evriyani, S.AP. selaku arsiparis mahir di Poltekkes Kemenkes Yogyakarta. Poin-poin diskusi yang dibahas mengenai buku panduan yaitu mengenai format VK (verbal konsep), format sertifikat, ketentuan disposisi jabatan, dan alur persuratan. Adapun hasil diskusi tersebut nantinya dijadikan sebagai acuan dalam pembuatan Buku Panduan Ormawa dan UKM revisi 5. Kesimpulan hasil diskusi tersebut adalah sebagai berikut.

  1. VK HMPS menggunakan VK format sebelum Forkom, hanya ketua acara dihapus;
  2. vk UKM tetap sama;
  3. apabila terlanjur naik dan baru ada informasi tetap akan diturunkan kembali;
  4. format sertifikat menggunakan Politeknik Kesehatan Kementerian Kesehatan Yogyakarta, bukan Kementerian Kesehatan RI; dan 
  5. surat tugas tetap mengikuti format buku panduan terbaru.

Pukul 11.39 WIB, MC menginformasikan rencana perubahan-perubahan pada Buku Panduan yang disesuaikan dengan hasil diksusi sebelumnya, dan akan menghasilkan Buku Panduan Revisi 5. Acara dilanjutkan dengan pengisian post test melalui Quziz oleh peserta dengan waktu 9 menit. Peserta yang memperoleh ranking pertama berhak mendapatkan hadiah dari panitia.

Acara berkahir pada pukul 11.59 WIB yang ditutup oleh MC sekaligus diisi dengan sesi foto bersama. Setelah acara Bedah Bukpan ini, panitia berharap agar semua ormawa dan UKM mampu meningkatkan kualitas kinerja dalam hal administrasi seperti pada pesan yang disampaikan oleh narasumber sesi diskusi, Ibu Eko Suryani, yaitu “… Mohon sebagai sekretaris tata persuratan diperhatikan dengan baik karena itu merupakan hal penting dalam organisasi…”.